Come fare un budget con Excel: guida pratica passo passo

Scopri come creare un budget efficace con Excel in pochi semplici passaggi. Una guida pratica per gestire le tue finanze personali o aziendali direttamente dal tuo PC.

Creare un budget con Excel è uno dei modi più semplici ed efficaci per tenere sotto controllo le proprie finanze. Che tu voglia gestire le spese familiari, pianificare un viaggio, monitorare le entrate della tua attività o semplicemente evitare sprechi, Excel è uno strumento potente e accessibile a tutti.

In questa guida ti spiegheremo come fare un budget con Excel anche se sei alle prime armi, illustrando passo dopo passo cosa fare, quali formule usare e come personalizzare il foglio secondo le tue esigenze.

Perché usare Excel per fare un budget?

Excel è uno dei programmi più versatili per la gestione dei dati, e quando si tratta di budget offre numerosi vantaggi:

Gratis (se usi LibreOffice o Google Sheets come alternativa)
Flessibile e personalizzabile
Supporta formule automatiche
Grafici e visualizzazioni intuitive
Possibilità di aggiornamenti in tempo reale

Inoltre, se stai cercando strumenti utili per la produttività, potresti dare un’occhiata anche alla nostra guida su Come Usare ChatGPT e Copilot su Windows per Automatizzare il Lavoro.

Come iniziare: struttura base di un budget

Prima di iniziare con Excel, devi avere chiaro quali sono gli elementi fondamentali di un budget:

Entrate (stipendio, bonus, rendite passive, ecc.)
Spese fisse (affitto, bollette, assicurazioni)
Spese variabili (spesa, carburante, tempo libero)
Risparmi o investimenti

Step 1: Crea un nuovo foglio Excel

Apri Microsoft Excel (o Google Sheets) e crea un nuovo file. Rinomina il foglio come preferisci, ad esempio “Budget mensile”.

Nella prima riga inserisci le intestazioni delle colonne:

Queste categorie ti aiuteranno a organizzare tutte le voci del budget.

Step 2: Inserisci i dati

Ora puoi iniziare a inserire i dati. Un esempio:

come fare budget excel

Step 3: Formula per il totale

Nella colonna "Totale", inserisci una formula dinamica che calcoli il saldo:

Riga 2 (prima riga di dati): =SE(D2<>"";D2;0)-SE(E2<>"";E2;0)

Riga 3 e successive (calcolo cumulativo): =F2 + SE(D3<>"";D3;0) - SE(E3<>"";E3;0)

Spiegazione:

SE(D2<>"";D2;0) controlla se c'è un'entrata, altrimenti mette 0
SE(E2<>"";E2;0) fa lo stesso con l'uscita
Si somma al saldo precedente (F2) per ottenere il saldo aggiornato

Copia la formula dalla riga 3 in giù per aggiornare automaticamente il saldo.

Sostituisci con i riferimenti corretti se il tuo foglio ha altre colonne. Questa formula ti consente di aggiornare automaticamente il saldo ogni volta che aggiungi una voce.

Step 4: Categorizzare le spese

Per una visione più chiara del tuo bilancio, assegna una categoria a ogni spesa o entrata (es. Casa, Lavoro, Tempo Libero, Alimentari).

Puoi creare in un secondo foglio (Foglio2) una lista di categorie da usare in un menu a discesa (con convalida dati):

come fare budget excel

Poi:

Seleziona le celle nella colonna "Categoria" (Foglio 1)
Vai su Dati > Convalida dati
Scegli “Elenco” e seleziona l’intervallo delle categorie create (Foglio 2)

Questo ti aiuta a standardizzare i nomi ed evitare errori (es. "Alimentari" vs "alimentari").

Puoi anche creare un foglio secondario per riassumere le spese per categoria tramite funzione SOMMA.SE:

Crea in un nuovo foglio o a fianco del tuo budget un riepilogo delle spese per categoria.

Categoria	Totale Uscite (€)
Casa	=SOMMA.SE(C:C;"Casa";E:E)
Alimentari	=SOMMA.SE(C:C;"Alimentari";E:E)
Intrattenimento	=SOMMA.SE(C:C;"Intrattenimento";E:E)

Formula spiegata:
=SOMMA.SE(intervallo_categorie; "Categoria"; intervallo_uscite)
Ricorda sempre di modificare gli intervalli a secondo del tuo foglio Excel.

Step 5: Crea grafici

Se vuoi rendere il budget più visivo, crea un grafico a torta o a colonne per visualizzare l'andamento delle spese:

Seleziona le celle relative alle categorie e agli importi
Vai su Inserisci > Grafico
Scegli il tipo di grafico più adatto (torta, colonne, barre)

Step 6: Salva e aggiorna regolarmente

Il vero valore di un budget sta nel mantenerlo aggiornato. Ti consigliamo di:

Aggiungere nuove voci ogni volta che spendi o incassi
Monitorare il saldo almeno una volta a settimana
Analizzare il budget mensile a fine mese

come fare budget excel

Esempio pratico: modello di budget scaricabile

Puoi anche creare un modello base da riutilizzare ogni mese. Basta salvare il tuo foglio come modello (formato .xltx) oppure duplicare il file mensilmente.

Presto pubblicheremo anche dei modelli Excel scaricabili gratuiti su Defanet. Continua a seguirci nella sezione Guide e Trucchi per non perderli.

Alternative a Excel per fare un budget

Se non hai Excel puoi usare:

Google Sheets (gratuito e online)
LibreOffice Calc (open source)
App per il budget come YNAB, Money Manager o Wallet

Tuttavia, Excel (e le sue alternative) ti permettono una personalizzazione completa, cosa che molte app limitano.

Consigli extra per migliorare il tuo budget

Usa colori per distinguere entrate e spese
Blocca la riga superiore per tenere visibili le intestazioni
Proteggi le celle con formule per evitare modifiche accidentali
Usa la formattazione condizionale per evidenziare spese eccessive

Fare un budget con Excel è una delle abilità più utili che puoi acquisire per avere il controllo della tua vita finanziaria. Una volta impostato il file, bastano pochi minuti alla settimana per mantenerlo aggiornato e prendere decisioni più consapevoli.

Se vuoi migliorare ancora di più la tua produttività digitale, dai un’occhiata anche all’articolo su Scorciatoie da Tastiera: Aumenta la Produttività con Questi Trucchi per Windows.